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El e-mail en el Trabajo
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Estamos agobiados por el volumen y la inseguridad

La gerencia del correo electrónico laboral se ha convertido en una de las fuentes de estrés de trabajo más importantes en los últimos años. Por una parte, está el manejo corporativo de todos los recursos técnicos involucrados en el funcionamiento del sistema. Casi nadie ve ni sabe cuánto cuesta todo el esfuerzo involucrado, pero cuando falla el buzón de e-mail o la conexión a Internet prácticamente todos en el trabajo entramos en crisis.

Por otro lado, se encuentra la gerencia individual del correo electrónico como herramienta y medio de comunicación. éste es el foco principal de este libro, porque es el ámbito en el que se traduce de manera concreta el grado de nuestra efectividad comunicacional y nuestra productividad.

La cantidad de correos electrónicos que debemos atender diariamente, muy lejos de disminuir, cada año aumenta dramáticamente y constituye un creciente dolor de cabeza. Además, la neuralgia está inseparablemente acompañada de los riesgos y consecuencias del "spam", los virus y los ataques informáticos. El inmesurable volumen de correos basura e ilegales se ha convertido en una grave situación mundial, comparable a la contaminación ambiental, el tráfico automotor, el manejo de la basura en las ciudades o el recalentamiento global.

Después de monitorear más de 100 millones de mensajes, en su informe de agosto del 2006 la empresa Ipswitch (www.ipswitch.com) señala que más del 70% del e-mail en Internet era "spam". Apenas un año después, indicó que los correos basura representaban el 90% de los mensajes que circulaban en la red. Datos similares sobre el porcentaje de "spam" también han sido presentados por otras organizaciones que, al igual que Ipswitch, se especializan en servicios y desarrollos de sistemas de seguridad que les permiten hacerle seguimiento y analizar enormes cantidades de correos electrónicos.

Además de las investigaciones de empresas como McAfee (www.mcafee.com), o Marshal (www.marshal.com), por mencionar sólo algunas, se destaca el reporte de Symantec (www.symantec.com), de septiembre del año 2006, sobre las amenzas a la seguridad en Internet. Esta empresa cuenta con una red mundial de 120 millones de internautas en 180 países que usan sus productos y de quienes obtienen la información de sus investigaciones.

Pero el estrés generado por el volumen de e-mails y los riesgos de seguridad asociados a este medio, son parte también de un fenómeno mayor de sobrecarga informativa y comunicacional, con importantes consecuencias negativas en la productividad de los equipos de trabajo. De este drama son actores importantes las múltiples llamadas telefónicas (de oficina, celular), los mensajes de texto en los celulares, el "Blackberry", los chat y las video-llamadas tipo Skype.com.

De esta lista también es parte activa el montón de información de negocio que adicionalmente debemos procesar (en empresas de todos los tipos y tamaños) y que es parte de nuestro día a día: Informes, investigaciones, manuales, cursos, libros, revistas, periódicos, etc.

En un artículo titulado "Infoclutter", publicado en Forbes.com, el gurú mundial del mercadeo, Jack Trout, comenta que hoy en día un gerente de negocios en USA debería leer más o menos un millón de palabras a la semana. Cantidad de información que puede compararse a la que cabe en unas 5 resmas de papel tamaño carta, o a 4 libros del grosor de los de Harry Potter.

Sin entrar a analizar la factibilidad humana de procesar este volumen de información, lo que sí no podemos perder de vista es la cantidad de dinero involucrado y que perdemos en las empresas por esta especie de síndrome.

En el 2007, la empresa Basex (www.basex.com), con 22 años de experiencia en investigaciones y análisis de ambientes colaborativos y de negocios, publicó un informe titulado "Information overload: We have met the enemy and he is us" ("Sobrecarga informativa: Conocimos al enemigo y somos nosotros"). En éste afirman que las interrupciones de trabajo en empresas norteamericanas cuestan 650 billones de dólares al año, gracias a situaciones como las siguientes:

Los trabajadores son interrumpidos hasta 11 veces por hora.

Un gerente promedio es interrumpido entre 6 y 7 veces por hora.

Las distracciones pueden llegar a ser el 30% del tiempo laboral.

Puede tomar entre 5 y 15 minutos recobrar la concentración después de una interrupción.

¿Hay suficiente consciencia dentro de las organizaciones sobre estos costos? No lo sé. Pero sí creo que es oportuno reflexionar sobre una idea que el psicólogo y filósofo William James estuvo manoseando unos 100 años antes de que estuviera ocurriendo toda esta sobrecarga de información: "El arte de la sabiduría es el arte de saber qué pasar por alto".


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El libro El e-mail en el trabajo es una publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3071-7.
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