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El e-mail en el Trabajo
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Beneficios del correo electrónico

Para todos quienes lo utilizamos, el e-mail se ha convertido en una herramienta indispensable de comunicación, tanto para el trabajo como para la vida personal, y esto no ha ocurrido de manera fortuita. Sus características y efectividad han hecho que sea la aplicación de mayor uso que tiene la plataforma de Internet, y justifican plenamente su vitalidad en nuestras vidas.

Sus ventajas sobre los sistemas de correo tradicional son indiscutibles. Su funcionalidad nos ha permitido incrementar nuestra productividad y eficiencia laboral, agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave para nuestras responsabilidades.

Por razones didácticas, he agrupado los beneficios del e-mail como medio, en una especie de decálogo:

1. Disponibilidad

Es un recurso a nuestro alcance durante las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados. Sólo necesitamos una computadora y una cuenta de acceso a Internet, bien sea propia o de otra persona.

2. Accesibilidad

Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes desde diferentes lugares: En el trabajo, en la oficina del cliente, en un aeropuerto, un hotel, un restaurante, un centro comercial, en un instituto educativo, en nuestra casa o en la de nuestros familiares.

3. Rapidez

La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez.

4. Libertad de decisión

Cada quien decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de acuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada quien tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En otras palabras el e-mail le da más tiempo para responder, ventaja que la comunicación cara-a-cara o el teléfono no permiten. En este mismo sentido, se dice que el e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse.

5. Multi-destinatarios

Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona, al mismo tiempo, sin tener que re-trabajar o hacer copias. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros ningún costo adicional.

6. Multi-documentos

En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.) sin que haya mayores implicaciones para el remitente que el tiempo que requiere la transmisión, según el peso de cada documento.

7. Ahorros significativos

Además del tiempo que ganamos con los beneficios antes mencionados, ahorramos papel, sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo, porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar, almacenar y gerenciar los mensajes que recibimos, de acuerdo a los criterios de cada quien.

8. Documentación

Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico de cada comunicación, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.

9. Retransmisión fidedigna

Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido y evitar la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando reproducimos los mensajes de otros con nuestras propias palabras o reinterpretamos información.

10. Efectividad

Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos (son concisos y van al grano) y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del remitente.


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El libro El e-mail en el trabajo es una publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3071-7.
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