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El e-mail en el Trabajo
Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.
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Buenas prácticas gerenciales

Recomendaciones generales para las empresas

1. Las empresas deben abordar el correo electrónico como un asunto gerencial de importancia estratégica. Sin dudas, el uso adecuado de este medio de comunicación ayuda a que se ahorre mucho tiempo y dinero, pero en ciertos casos, como hemos visto, puede ser muy improductivo.

2. Las empresas deben implementar planes específicos de entrenamiento y asesoría sobre la comunicación escrita a través del correo electrónico, dirigidos a todos sus empleados. Hace falta formación sobre los factores que determinan la productividad del correo electrónico, así como sobre buena redacción con estilo periodístico. Así mismo, la gente necesita ser entrenada en el uso eficiente de su tiempo y en métodos para organizar el trabajo.

3. Las empresas necesitan establecer normas escritas comprensibles sobre el uso corporativo del correo electrónico ("e-Normas"), que orienten positivamente a los empleados sobre las buenas prácticas que se esperan de ellos. Pero estas políticas internas no sólo deben establecer lo que la gente "no debe hacer" y las sanciones por hacerlo, como tiende a suceder. Tampoco deben estar sesgadas por los aspectos tecnológicos del e-mail o los de seguridad. Al hablar de los deberes de los empleados con el e-mail, las e-Normas necesitan destacar de manera especial las ventajas individuales de cumplirlas (lo que es una consideración esencial para el éxito de su "mercadeo interno").

Recomendaciones adicionales para los gerentes

1. No comuniquen y promuevan las e-Normas solamente a través de correos electrónicos, o como una formalidad más. Utilicen todos los canales de comunicación disponibles para sensibilizar y reforzar el compromiso de los trabajadores sobre el tema. No esperen que ellos se auto-entrenen utilizando únicamente el manual de normas y procedimientos para el uso del e-mail. Ellos necesitan entrenamiento amplio y detallado sobre sus riesgos, derechos, responsabilidades y repercusiones del uso indebido de esta herramienta.

2. No asignen a una sola persona o a un único departamento la responsabilidad de que las políticas corporativas con el e-mail se cumplan. Todos los gerentes y supervisores deben ser soporte diario en el monitoreo y modelaje del comportamiento de los empleados. De lo contrario, no se logrará que esas normas sean adoptadas de manera participativa.

3. No utilicen los e-mails para transmitir malas noticias o despedir a un empleado. Recuerden que este canal no cuenta con los beneficios comunicacionales del lenguaje corporal, la expresión facial o la entonación. Se transmite mucho más respeto por los empleados cuando las malas noticias se dan en persona. Las reuniones cara-a-cara dan la oportunidad para que el empleado haga preguntas, "digiera" mejor la información e identifique sus opciones.

Recomendaciones para los remitentes

1. En cada oportunidad que vayamos a escribirlo, vale la pena detenernos un instante para que verifiquemos que el envío de ese e-mail es mejor que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara. Como podemos verificarlo en nuestro día a día, los momentos en que mejor fluye la comunicación a través del correo electrónico son cuando los mensajes contienen información pura y simple, sin aspectos emocionales que sean suceptibles a malas interpretaciones.

2. Evite tener discusiones o "aclaraciones" por escrito. Esto siempre nos lleva a correr un gran riesgo de ser malinterpretados. Además, generamos procesos de intercambio de mensajes que resultan mucho más largos que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara. Si uno necesita transmitir expresiones fuertes siempre es mejor utilizar instancias de comunicación más directa. A las personas nos cuesta más "descifrar" la intención y las emociones escritas del remitente.

3. Las discusiones son naturales y necesarias en cualquier trabajo, pero lo que más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail solamente los acuerdos. Esta es una práctica gerencial verdaderamente productiva. Así queda un respaldo escrito de lo más importante de cualquier discusión laboral y no se pierde tiempo valioso con e-mails que van y vienen, cuyo efecto principal es el deterioro de las relaciones entre compañeros de trabajo.


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Blog sobre el e-mail en el trabajo

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El libro El e-mail en el trabajo es una publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3071-7.
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